Veronika Baláž: Za hlavnú výhodu Excelu považujem to, že v porovnaní s inými platformami je ľahké sa ho naučiť

Veronika Baláž poskytuje odborné konzultácie ohľadom Excelu. Aj keď cesta k podnikaniu s Excelom bola podľa jej slov kľukatá, dnes už vie, že to stálo za to. V spolupráci s Akčnými ženami prinesie 23. septembra webinár pre všetkých, ktorí chcú oprášiť svoje zručnosti v Exceli. Predtým sme sa ju rozhodli troška vyspovedať.

Veronika, prezraďte v krátkosti príbeh Veronika & Excel. Ako ste sa k podnikaniu s Excelom dostali? 

Moja cesta k podnikaniu s Excelom bola kľukatá. Študovala som učiteľstvo matematiky a fyziky na mat-fyze v Bratislave. Počas štúdia som nepochybovala, že budem učiť. Bohužiaľ, na vysokej škole nás nikto nepripravil na to, v akých podmienkach učitelia na Slovensku pracujú. Takže nástup do školstva bol pre mňa plný prekvapení, no nie príjemných. Uvedomovala som si, že ak by som ostala učiť v škole, veľmi rýchlo by som vyhorela a zatrpkla. Rozhodla som sa preto radšej zamestnať vo firmách. 

Osem rokov som pracovala v nadnárodných spoločnostiach na rôznych pozíciách, kde som využívala Excel a programovanie vo VBA. Získala som veľa cenných skúseností, aj životných lekcií. Veľmi dobré bolo pre mňa to, že som mala možnosť vidieť fungovanie a pracovnú kultúru vo firmách. Mala som možnosť vykročiť z mojej „mat-fyzáckej“ bubliny do reálneho života, do reálnej práce, a pochopiť, aké dôležité sú nie len hard-skills, ale aj soft-skills.  

K učeniu som sa rozhodla vrátiť po pracovnej pozícii, ktorá pre mňa viedla k skúsenosti blízkej vyhoreniu. Potrebovala som si oddýchnuť, získať nadhľad a prehodnotiť svoje smerovanie. Rozhodla som sa pre sabbatical, ktorý nakoniec trval 8 mesiacov. Počas tohto obdobia sa vo mne postupne formovalo rozhodnutie pracovať na voľnej nohe ako lektorka matematiky a Excelu. Dva roky som podnikala ako živnostníčka, a dnes mám vlastnú firmu – Love2teach s.r.o., pretože učenie je to, čo milujem. 

Poskytujete Excel mentoring a konzultácie pre firmy a pre verejnosť. Ľudia z ktorých segmentov vás oslovujú? 

Tréningom pre verejnosť sa venujem už málo. Momentálne rozširujem hlavne spolupráce s firmami. Vytvorila som si vlastný prístup k učeniu Excelu. Volám ho Excel mentoring. Hlavný rozdiel oproti klasickým Excel školeniam je v tom, že sa učíme na každodenných pracovných úlohách, ktoré zamestnanci mojich klientov riešia. Je tu teda potrebná veľká dávka mojej prípravy a omnoho viac komunikácie so školeným tímom predtým, než dôjde k reálnemu tréningu. Stojí to ale rozhodne zato. Pri tejto metóde si účastníci odnášajú riešenia svojich vlastných úloh a vidia skutočné zlepšenie v každodennej práci. A to je aj pre mňa obrovské zadosťučinenie. 

Robím aj firemné in house tréningy na mojich preddefinovaných zadaniach. Niekedy totiž klient  potrebuje vyškoliť konkrétnu tému, a potrebuje workshop pre rôzne oddelenia. Vtedy dáva dobrý zmysel aj “klasický” – preddefinovaný Excel tréning. Vždy sa ale snažím učiť kontextovo – aj moje úlohy sú zasadené do businessovej reality, takže aj na preddefinovaných tréningoch riešime zadania z praxe. 

Mám šťastie na veľmi rôznorodých klientov. Pripravovala som tréning pre firmu, ktorá sa zaoberá elektromobilitou, pre firmu, ktorá sprostredkuje lekárske poradenstvo, pre firmu, ktorá dodáva e-commerce riešenia pre B2B, pre retailovú sieť kníhkupectiev, pre developerskú firmu aj pre nadnárodnú telekomunikačnú spoločnosť. Mám aj jednu spoluprácu so vzdelávacím centrom, s ktorým organizujeme masovejšie Excel tréningy online. To je tiež perfektná skúsenosť. 

Najviac sa samozrejme teším zo spoluprác, ktoré sa opakujú, a z tých, ktoré sa stali dlhodobými. 

Pre väčšinu je Excel spočiatku strašiakom, že je to celé len o tabuľkách, databázach, funkciách. Aké sú podľa vás výhody Excelu? 

Áno, veľa ľudí sa Excelu najskôr bojí, presne z toho dôvodu, že si myslia, že je to príliš technická téma. Skúsme sa ale na to pozrieť takto: Excel umožňuje aj komplexné spracovanie dát, bez toho, aby ste mali dlhoročné programátorské zručnosti. Viete pomocou neho svoje dáta filtrovať, usporiadavať, sumarizovať, alebo si ich krásne vizualizovať. Môžete si aj prepájať dáta z rôznych zdrojov, alebo dokonca použiť Excel ako interface k relačnej databáze. Ak máte chuť, viete sa aj začať učiť programovať vďaka VBA frameworku. Možností je v Exceli obrovské množstvo. Za hlavnú výhodu považujem to, že v porovnaní s inými platformami je ľahké sa ho naučiť. 

Čiže myslím si, že opak je pravdou – oproti iným veľmi technickým možnostiam spracovania dát – je Excel naozaj veľmi ľahko uchopiteľný nástroj. 

Aký je najčastejší kameň úrazu pri práci s Excelom? S čím sa najčastejšie stretávate pri vašich klientoch? S čím majú najväčší problém? 

Vyzdvihla by som tri oblasti, ktoré sa v požiadavkách mojich klientov často vyskytujú ako problematické.  

Prvá oblasť sú všeobecne funkcie v Exceli. Samotný koncept funkcie je strašiakom, lebo si ho mnohí pamätajú zo školských čias, ako niečo zložité. Okrem tejto mentálnej bariéry mávajú ľudia aj problémy porozumieť, resp.si zapamätať, ako vypĺňať jednotlivé argumenty, ako pracovať s nepovinnými argumentami, uvedomovať si, čo im vlastne daná funkcia vráti, a podobne. Tiež je treba povedať, že nie všetky funkcie sú v Pomocníkovi popísané tak, aby ich užívateľ ľahko pochopil. 

Druhý veľký kameň úrazu sú grafy. Toto je oblasť, kde mi skoro vždy klienti hovoria, že netušia „kde majú čo dávať“, aby ten graf ukazoval to, čo potrebujú. Často sa im aj nakoniec podarí nejaký graf vyrobiť, ale je to skôr pokus-omyl, nie cielená práca. Tu som si tiež vypracovala metódu, ktorá sa mi veľmi dobre osvedčila a pri ktorej účastníkom väčšinou „docvakne“ ako treba pri tvorbe grafov premýšľať, aby robili presne to, čo chceme. 

No a potom je tu jedna konkrétna excelovská funkcia – VLOOKUP, alebo jej nová verzia XLOOKUP. Pri týchto funkciách je najväčším nebezpečenstvom použitie na dátach, ktorí nie sú optimálne. Napríklad na dátach, ktoré obsahujú duplicity. Tu sa veľmi často stáva, že aj ľudia, ktorí tieto funkcie používajú roky, si neuvedomujú, aké nebezpečenstvá na nich číhajú. 

Ak by ste mali vybrať 3 najefektívnejšie funkcie Excelu, ktoré šetria čas a uľahčujú prácu, ktoré by to boli? 

Toto veľmi závisí od vášho levelu v Exceli. Ak by som to ale mala brať štatisticky, čo vnímam, že najviac pomáha najväčšej vzorke mojich klientov, tak by to boli: kontingenčné tabuľky na ľahkú a rýchlu sumarizáciu dát, grafy a kontingenčné grafy na peknú vizualizáciu dát a funkcia XLOOKUP na prepojenie dát z rôznych tabuliek. 

Čo zvyčajne vašich klientov prekvapí, že sa to dá spraviť v Exceli? Mňa osobne prekvapil príklad na vašom webe – hovoriaci Vianočný pozdrav v Exceli. 

Máte na mysli jeden z mojich krátkych video-návodov „Excel triky od Veroniky“, ktoré zverejňujem hlavne na sieti LinkedIn a na Youtube. Tento kratučký kód, ktorý vo vás zarezonoval, vyvolá Windowsácke SAPI, aby “prečítalo” Vianočný pozdrav. Je to naozaj kuriozitka, lebo asi nikto nie je zvyknutý používať Excel tak, aby „počítač niečo rozprával“. 

Okrem toho vnímam, že skoro na každom jednom tréningu mávajú moji účastníci AHA moment, kedy cítim, že sú fakt prekvapení. Zábavné pre mňa je to, že skoro nikdy vopred netuším, čo to bude.  

Môžem ale spomenúť jednu funkcionalitu, kde sa to prekvapenie opakuje stále. 

Keď učievam metódy, ako oddeliť mená a priezviská, ktoré sú uložené spolu, venujeme sa aj tzv. dynamickému dopĺňaniu (flash fill). Pri tejto metóde sa vždy dostavia silné emócie u mojich účastníkov, pretože túto funkcionalitu ešte stále málokto pozná a pri vhodnom type dát neuveriteľne zrýchľuje a uľahčuje prácu. A navyše to vyzerá tak, akoby vám Excel vedel čítať myšlienky 😊 

Je ale naozaj neobmedzené spektrum momentov, kedy zažívam, že účastníci sú prekvapení z toho, ako sa dá niečo urobiť ľahšie, alebo ich prosto prekvapí, že sa vôbec daná možnosť v Exceli nachádza. 

Pripravujete v septembri v spolupráci s Akčnými ženami webinár Opráš svoje zručnosti v Exceli. Na čo sa plánujete zamerať? 

Budem sa zameriavať na to, čo by sa mohlo hodiť tým, ktorí by sa po dlhšej dobe mali vrátiť k práci s Excelom. Napríklad maminám, alebo ocinom, ktorí sa vracajú do práce po materskej / rodičovskej dovolenke.  

Prejdeme si cez klávesové skratky, ktoré pomáhajú s rýchlym pohybom po hárku, nastavíme si Excel prostredie tak, aby sme mali najpoužívanejšie funkcionality vždy po ruke. Budeme pracovať so vzhľadom hárka, filtrami, formátovaním a podmieneným formátovaním.  

Tento workshop máme naplánovaný na 90 minút a vždy sa snažím pri tréningu prispôsobovať tempu skupiny, takže uvidíme, čo všetko sa nám do tohto času ešte zmestí. Určite bude aj priestor na otázky, mám veľmi rada, keď som mnou publikum komunikuje a pýta sa to, čo je pre nich užitočné. 

Prihláste sa na webinár: Opráš svoje zručnosti v Exceli

Aká spätná väzba vami najviac rezonovala? 

Za posledný mesiac som dostala dve spätné väzby, z ktorých som bola doslova dojatá. Mám klienta, u ktorého som robila viaceré in house EXCEL workshopy, a hneď po prvom workshope mi prišiel e-mail od mojej kontaktnej osoby: “Veronika, dnes mi už kolegyňa, ktorá bola na tvojom workshope, poslala EXCEL súbor aj so vzorcami.” 

Tak toto ma popravde úplne dostalo, pretože som v tom naživo mohla cítiť, že som mala priamy vplyv na prácu zamestnancov u klienta. 

No a druhý-krát mnou veľmi pohlo, keď som od viacerých účastníkov dostala feedback, že ich po mojich workshopoch práca s Excelom omnoho viac baví. Toto pre mňa tiež veľa znamená, lebo klikať v Exceli vás môže naučiť hocikto, aj YouTube. Ale vzťah k práci a taký dobrý drive je podľa mňa to, čo vám odovzdá len lektor.